Kantoorbenodigdheden zijn de spullen die je dagelijks gebruikt om je werk goed te kunnen doen. Denk aan pennen, papier, ordners, nietmachines en printerinkt. Zonder deze artikelen loopt een werkplek al snel vast. Toch besteden veel mensen er weinig aandacht aan totdat er iets op is of stukgaat. Een goede voorbereiding scheelt tijd en gedoe. In deze tekst lees je alles over de meest gebruikte kantoorartikelen, hoe je slim inkoopt en hoe je je werkplek overzichtelijk houdt.

De meest gebruikte artikelen op een werkplek

Op vrijwel elke werkplek vind je een aantal vaste spullen terug. Papier is daar één van. In Nederland wordt op kantoor nog altijd veel geprint, ook al werken mensen steeds vaker digitaal. Daarnaast zijn schrijfmaterialen zoals pennen, markeerstiften en potloden niet weg te denken. Voor het bewaren van documenten worden ordners, mappen en archiefdozen veel gebruikt. Een niet te onderschatten artikel is de briefomslag. Zeker bij bedrijven die regelmatig post versturen, gaan hier grote hoeveelheden van doorheen. Verder horen zaken als plakband, scharen, perforators en paperclips tot de vaste inventaris. Deze kleine hulpmiddelen lijken onbelangrijk, maar je merkt het direct als ze er niet zijn.

Slim inkopen voor het kantoor

Wie verantwoordelijk is voor de inkoop van kantoorartikelen, doet er goed aan om een vaste lijst bij te houden. Zo voorkom je dat je telkens vergeet wat er op is. Veel bedrijven kiezen voor een zakelijke webshop waar ze alles op één plek kunnen bestellen. Dat spaart tijd en is vaak ook goedkoper dan los inkopen bij een winkel. Grootverpakkingen van veelgebruikte artikelen zoals papier of pennen zijn bijna altijd voordeliger per stuk. Let bij het inkopen ook op de kwaliteit. Goedkoop papier kan in de printer vastlopen, wat weer voor vertraging zorgt. Kies daarom voor artikelen die passen bij je printers en apparatuur. Sommige leveranciers bieden ook vaste leveringen aan, zodat je automatisch aangevuld wordt als de voorraad bijna op is.

Een overzichtelijke werkplek als basis

Een opgeruimde werkplek werkt prettiger dan een rommelige. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk stapelt het papier zich toch regelmatig op. Goede opbergmiddelen helpen daarbij. Denk aan ladenblokken, bureauorganizers en documentbakjes. Door vaste plekken te geven aan spullen weet iedereen waar iets ligt en hoef je niet te zoeken. Kleurcodes kunnen hierbij helpen. Zo kun je per afdeling of project een andere kleur map gebruiken. Voor gedeelde werkplekken is het slim om gezamenlijke afspraken te maken over de opruimregels. Dat voorkomt irritatie en houdt de ruimte werkbaar voor iedereen.

Duurzame keuzes bij kantoorartikelen

Steeds meer bedrijven letten bewust op het milieu, ook bij de inkoop van kantoorspullen. Gerecycled papier is inmiddels op grote schaal beschikbaar en nauwelijks duurder dan gewoon papier. Navulbare pennen zijn een goed voorbeeld van een artikel dat minder afval produceert dan wegwerppennen. Ook bij inktpatronen zijn er duurzame opties, zoals het navullen of hergebruiken van lege cartridges. Sommige leveranciers bieden speciale programma’s aan waarbij je lege cartridges kunt inleveren. Verder is het slim om minder te printen als dat mogelijk is. Digitale documenten bewaren scheelt niet alleen papier, maar ook ruimte in het archief. Kleine aanpassingen in de dagelijkse gewoonten kunnen samen een merkbaar verschil maken.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen kantoorbenodigdheden en kantoorapparatuur?
Kantoorbenodigdheden zijn verbruiksartikelen zoals papier, pennen en ordners. Kantoorapparatuur zijn de apparaten die je op kantoor gebruikt, zoals printers, computers en telefoons. Apparatuur is duurzaam en gaat langer mee, terwijl kantoorartikelen regelmatig aangevuld moeten worden.

Hoe vaak moet je de kantoorvoorraad aanvullen?
Hoe vaak je de kantoorvoorraad aanvult, hangt af van het aantal mensen op de werkplek en het gebruik. Voor kleine kantoren is één keer per maand controleren vaak genoeg. Bij grotere bedrijven is het verstandig om wekelijks een check te doen en een minimumvoorraad aan te houden per artikel.

Is het voordeliger om kantoorartikelen online of in een winkel te kopen?
Online kantoorartikelen bestellen is in de meeste gevallen goedkoper dan in een fysieke winkel kopen. Zeker bij grotere bestellingen of vaste afname zijn de prijzen vaak lager. Daarbij komt dat je online het aanbod makkelijk kunt vergelijken zonder ergens naartoe te hoeven rijden.

Welke kantoorartikelen zijn geschikt om te vervangen door duurzame alternatieven?
Er zijn meerdere kantoorartikelen waarvoor duurzame alternatieven bestaan. Gewoon printpapier kun je vervangen door gerecycled papier. Wegwerppennen kun je inwisselen voor navulbare exemplaren. Inktpatronen kunnen in veel gevallen worden nagevuld in plaats van weggegooid. Zelfs voor notitieblokken bestaan versies gemaakt van gerecycled materiaal.