Een klant die niet betaalt, los je het snelst op door kort en strak te handelen. Stuur direct een betalingsherinnering en daarna één duidelijke aanmaning met betaaltermijn. Blijft betaling ook dan uit, dan draag je de vordering over aan een professionele partij. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je het volledige bedrag nog ziet. Juist in de bouw, waar je materiaal vaak al hebt voorgeschoten, voel je dat direct in je werkkapitaal.

Waarom wanbetaling in de bouw extra hard aankomt

Als aannemer of installateur werk je met lange doorlooptijden en flinke bedragen. Je koopt materiaal in en huurt soms onderaannemers in. Factureren doe je vaak pas na oplevering of per termijn. Blijft die factuur dan onbetaald, dan financier jij feitelijk het project van je klant.

Dat raakt meer dan alleen die ene klus. Met een gat in je cashflow kun je nieuwe materialen moeilijker inkopen en komen je eigen betalingsverplichtingen in de knel. Eén grote wanbetaler kan zo een gezond bedrijf in de problemen brengen.

Eerst zelf aan de slag: herinnering en aanmaning

Begin vriendelijk maar duidelijk. Vaak is een onbetaalde factuur geen onwil maar slordigheid, en lost een korte herinnering het al op. Reageert de klant niet, stuur dan een formele aanmaning met een concrete betaaltermijn van bijvoorbeeld veertien dagen.

Vermeld daarin dat je bij uitblijven van betaling de vordering uit handen geeft en dat de incassokosten dan voor rekening van de klant komen. Lever je aan particulieren, dan is zo’n veertiendagenbrief zelfs wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Leg verder alles vast, van offertes en opdrachtbevestigingen tot meerwerkafspraken en opleverdocumenten. Bij een geschil over de kwaliteit van het werk is dat dossier je sterkste troef.

Betaalt de klant nog steeds niet? Geef de vordering uit handen

Blijft betaling uit na je aanmaning, dan is het verstandig de zaak over te dragen in plaats van maandenlang zelf achter je geld aan te zitten. Voor veel ondernemers is een incassobureau inschakelen dan de logische eerste stap richting betaling. Een externe partij voert de druk op met sommaties (formele eisen tot betaling), en alleen al die stap zet veel wanbetalers in beweging. Jij houdt ondertussen je handen vrij voor je eigenlijke werk.

Bedenk wel dat een incassobureau alleen in het buitengerechtelijke traject werkt, dus zonder tussenkomst van de rechter. Betaalt de klant ook dan niet, dan houdt het voor een bureau op, want zwaardere juridische middelen zoals beslag mag het niet inzetten.

Incasso-advocaat: meer drukmiddelen bij hardnekkige wanbetalers

Bij een klant die bewust niet betaalt of de vordering betwist, biedt een incasso-advocaat meer mogelijkheden dan een regulier bureau. Een advocaat kan bijvoorbeeld via de rechter beslag laten leggen op bankrekeningen of bezittingen van de schuldenaar en kan zelfs het faillissement van een wanbetaler aanvragen. Dat zijn zware drukmiddelen, en juist daardoor komt een debiteur die een sommatie van een bureau negeert vaak wél in beweging als er beslag dreigt.

Een voorbeeld van zo’n partij is e-Legal incasso advocaten uit Rotterdam. Dat is nadrukkelijk een advocatenkantoor en geen incassobureau, en het werkt op basis van no cure no pay: levert de incasso niets op, dan betaal je ook niets. Voor ondernemers in de bouw, waar marges vaak dun zijn, haalt dat het financiële risico uit de stap naar juridische hulp. Een zaak indienen kan online, waarna het kantoor met de vordering aan de slag gaat.

Voorkom de volgende wanbetaler

Je geld binnenhalen is één ding, herhaling voorkomen is minstens zo waardevol. Werk daarom met heldere algemene voorwaarden en vraag bij grotere projecten een aanbetaling. Factureer daarnaast in termijnen in plaats van alles na oplevering, zodat één onbetaalde factuur nooit het hele projectbedrag raakt. Controleer bij nieuwe zakelijke opdrachtgevers vooraf de KvK-gegevens, zodat je weet met wie je een contract sluit, en wees alert bij partijen met een slechte betaalreputatie.

Blijft er toch weer een factuur openstaan, dan maan je snel aan en draag je de zaak met een compleet dossier op tijd over aan een partij met echte drukmiddelen. Zo blijft je focus waar die hoort, op de bouwplaats.